Orta ölçekli fabrikalarda ERP programı kurulumu ne kadar sürer?

Orta ölçekli bir imalat işletmesinde üretim yazılımına geçiş ortalama sekiz hafta sürer. Süre işin yapısına, süreçlerin karmaşıklığına ve açılan modül sayısına göre değişir; tek tesisli bir atölye ile üç tesisli bir işletme aynı takvimde yürümez. Kurulumun uzamasının en yaygın sebebi yazılımın kendisi değil, işletmenin mevcut verisinin dağınık olmasıdır. Aynı vidanın üç ayrı stok kodunda durduğu veya bir müşterinin adının beş farklı yazıldığı bir kayıt düzeninde, aktarımdan önce temizlik gerekir ve o temizliğin süresi baştan kestirilemez. Bu yazıda sekiz haftalık bir kurulumun hafta hafta neye harcandığını, hangi işin kime düştüğünü ve takvimi sarkıtan tipik sebepleri inceliyoruz.

İlk iki hafta neden sahada geçer?

Kurulumun ilk iki haftası keşif aşamasıdır ve tamamı işletmenin içinde geçer. Amaç yazılımı tanıtmak değil, mevcut işleyişi çıkarmaktır. Siparişin girdiği andan sevk irsaliyesinin kesildiği ana kadar hangi kaydın nerede açıldığı, hangi bilginin nereye aktığı ve hangi adımın kimin onayından geçtiği yazılı hale getirilir.

Bu aşamada ortaya çıkan tablo çoğu zaman yönetimin beklediğinden farklıdır. Depo sorumlusunun sayımı kendi defterinde tuttuğu, planlamacının ayrı bir elektronik tablo kullandığı ve muhasebenin bu iki kayıttan habersiz fatura kestiği görülür. Bir metal işleme tesisinde sac levhanın depoya nasıl girdiği, lazer kesimde firenin tartılıp tartılmadığı, hurdanın kime satıldığı tek tek sorulur. Çıkan tablo bir tasarım dokümanına dönüşür ve o doküman onaylanmadan hiçbir ekrana veri girilmez.

İşletmenin bu iki haftada yapması gereken hazırlık vardır: güncel ürün listesi, müşteri listesi, tedarikçi listesi ve son bir yılın sipariş ve fatura kayıtları. Bir de süreci bilen bir kişinin toplantılara ayrılması gerekir. Bu kişi ayrılmazsa keşif, yöneticinin hatırladığı işleyişi kayda geçirir ve sahadaki gerçek işleyiş kurulumdan sonra ortaya çıkar. İşletmeler bu aşamayı danışmanlık kapsamında yürütür.

Yapılandırma ve veri aktarımı üç haftada nasıl tamamlanır?

Üçüncü haftadan beşinci haftanın sonuna kadar süren aşamada iki iş paralel yürür. Birincisi yapılandırmadır: aşama adları, zorunlu alanlar, onay basamakları ve rapor filtreleri işletmenin kendi terimleriyle tanımlanır. Kesimhanede "pastal açma" deniyorsa ekranda da o yazar, yazılımın varsayılan terimi kullanılmaz.

İkincisi veri aktarımıdır ve kurulumun en çok emek isteyen kısmı budur. Eski kayıtlar aktarılmadan önce tekilleştirilir. Üretim işletmelerinde asıl yük ürün reçetelerindedir. Her mamulün altında hangi yarı mamulün, onun altında hangi hammaddenin ve ne kadar durduğu tanımlanır. Reçete eksik veya hatalı girilirse yazılımın hesaplayacağı maliyet ve malzeme ihtiyacı baştan yanlış çalışır, üstelik bu yanlış aylarca fark edilmeyebilir.

Bu aşamada işletmenin vermesi gereken iki karar vardır: kayıtların hangi tarihten itibaren aktarılacağı ve kimin neyi görebileceği. İkincisi ertelendiğinde eğitim haftasına yetki listesi olmadan girilir ve takvim sarkar.

Eğitim neden ekran başında değil iş başında verilir?

Altıncı ve yedinci haftalar eğitime ayrılır. Eğitim genel tanıtım biçiminde yapılmaz, her bölüm kendi ekranları üzerinden çalışır. Depo sorumlusu mal kabul ve sayım ekranını, planlamacı iş emri açma ekranını, mali işler fatura ve tahsilat ekranını görür. Sık yapılan işlemler için kısa yazılı adımlar bırakılır ve bu notlar sonradan işe giren personel için de kullanılır.

Eğitimlerin ardından pilot uygulama yapılır. Örnek bir sipariş baştan sona sistemde yürütülür: hammadde satın alınır, depoya girer, iş emri açılır, saha personeli aşamayı kapatır, kalite kontrolden geçer ve sevk irsaliyesi kesilir. Bu deneme sırasında eksik kalan alanlar ve karışan menüler ortaya çıkar ve düzeltilir. Pilot uygulamanın atlandığı kurulumlarda aynı hatalar canlı kullanımın ilk günü, gerçek siparişlerin üzerinde bulunur.

Eğitim aşamasında işletmenin yapması gereken hazırlık, her bölümden katılacak kişilerin önceden belirlenmesi ve o iki hafta için zaman ayrılmasıdır. Vardiya planı buna göre düzenlenmezse eğitim, işini bırakamayan personelin katılamadığı bir toplantıya döner.

Devreye alma haftasında üretim durur mu?

Sekizinci hafta devreye alma haftasıdır ve üretim durmaz. Bu hafta boyunca eski düzen ile yeni sistem paralel yürür: aynı sipariş iki yerde kaydedilir ve gün sonunda sayılar karşılaştırılır. Depodaki miktar ile sistemdeki miktar tutmuyorsa sebebi aynı gün bulunur. Eski düzen ancak sayılar tuttuktan sonra bırakılır.

Bu hafta boyunca kayıtlar birlikte girilir ve çıkan aksaklıklar aynı gün düzeltilir. Devreye alma sonrasında ilk ay öncelikli destek verilir, çünkü sistemin gerçek yükü ilk ay sonu kapanışında ortaya çıkar. İşletmenin bu aşamada vermesi gereken karar, eski yöntemin ne zaman tamamen bırakılacağıdır. Bu tarih belirlenmezse iki kayıt düzeni aylarca yan yana yürür ve ikisi de eksik kalır.

Kurulumu uzatan sebepler nelerdir?

Sekiz hafta bir ortalamadır ve sarkma genellikle üç sebepten olur. Birincisi veri kalitesidir; stok kartlarının temizlenmesi beklenenden uzun sürebilir. İkincisi karar gecikmesidir; yetki listesi veya aktarım başlangıç tarihi zamanında onaylanmazsa sonraki bütün aşamalar kayar. Üçüncüsü kapsam genişlemesidir; kurulum sırasında yeni modül eklenmesi istenirse takvim yeniden kurulur.

Buna karşılık kapsamın dar tutulduğu, verisi düzenli ve tek tesisli işletmelerde kurulum sekiz haftanın altında da tamamlanabilir. Keşif bittiğinde takvim netleşir ve yazılı olarak paylaşılır; o noktaya kadar verilen her süre tahmindir. Modül kapsamının kurulum süresine etkisini görmek isteyen işletmeler modüller sayfasındaki listeyi inceleyerek hangi bölümlerle başlayacaklarına karar verir.

Özet

Orta ölçekli bir imalat işletmesinde üretim yazılımına geçiş ortalama sekiz hafta sürer. İlk iki hafta keşif ile geçer ve mevcut işleyiş sahada çıkarılır. Üçüncü haftadan beşinci haftanın sonuna kadar yapılandırma ve veri aktarımı yürür; kurulumun en çok emek isteyen kısmı ürün reçetelerinin tanımlanmasıdır. Altıncı ve yedinci haftalarda her bölüm kendi ekranları üzerinden eğitilir ve örnek bir sipariş baştan sona denenir. Sekizinci hafta devreye alma haftasıdır, üretim durmaz ve eski düzen ile yeni sistem sayılar tutana kadar paralel yürür. Takvimi sarkıtan sebepler genellikle veri kalitesi, geciken kararlar ve kurulum sırasında genişleyen kapsamdır.